Jak długo przechowywać akta osobowe pracowników?

Jednym z obowiązków każdego pracodawcy, który niejednokrotnie sprawia wiele problemów, jest obowiązek odpowiedniego przechowywania pracowniczych akt osobowych. Mimo, że pozornie zagadnienie wydaje się dość powszechne, zdarzają się przypadki sporych zaniedbań.

Zgodnie z nowym brzmieniem art. 94 ust. 9b kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba, że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Jednocześnie ustawodawca, zagwarantował w art. 94(4) kodeksu pracy, dłuższe przechowywanie dokumentacji pracowniczej, która może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu. Jeżeli bowiem pracodawca dowie się, że toczy się sprawa, w której jest stroną i dokumentacja może stanowić dowód, zobowiązany jest do przechowywania jej, co najmniej do czasu prawomocnego zakończenia takiego postępowania, nawet jeżeli znacznie wydłuży to dziesięcioletni okres przechowywania. Jeżeli natomiast pracodawca nie jest stroną, a dowie się w jakikolwiek sposób o postępowaniu, w którym dokumentacja może stanowić dowód, okres przechowywania przedłuży się o 12 miesięcy ponad dziesięcioletni okres, po którego upływie, pracodawca ponownie wyznaczy byłemu pracownikowi 30 dni na odbiór całej dokumentacji.

Inna ważna zmiana została zawarta w art. 94(6) kodeksu pracy. Nakłada ona na pracodawcę nowy obowiązek informacyjny. Traktuje on o konieczności przekazania pracownikowi, wraz ze świadectwem pracy, pisemnie bądź elektronicznie, informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania tej dokumentacji oraz o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania.

Zgodnie z art. 94(7) kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek zniszczyć dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej.
Nowelizacja przewiduje obowiązek kontynuowania prowadzenia dokumentacji w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z pracownikiem w okresie obowiązkowego przechowywania dokumentacji. W tym przypadku termin trzeba liczyć od końca roku kalendarzowego, w którym rozwiązał się lub wygasł ostatni stosunek pracy tego pracownika.

Na koniec warto jednak zaznaczyć, iż nowy krótszy okres przechowywania dokumentacji dotyczy tych wszystkich stosunkach pracy, które rozpoczęły się od 1 stycznia 2019 roku. Możliwe jest również skrócenie okresu przechowywania dokumentacji z 50 do 10 lat dla tych pracowników, którzy rozpoczęli pracę między 1 stycznia 1999 roku a 31 grudnia 2018 roku. Z kolei, okres przechowywania dokumentacji dla osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku nadal wynosi 50 lat.