ZUS chce ułatwić przedsiębiorcom obliczanie wysokości składek

W chwili obecnej, Zakład Ubezpieczeń Społecznych opracowuje projekt zmian, mających na celu wprowadzenia udogodnień dla przedsiębiorców w zakresie obliczania wysokości należnych składek na ubezpieczenia społeczne w danym miesiącu.
Mianowicie, planuje się, iż dzięki zastosowaniu odpowiednich narzędzi informatycznych w formie aplikacji i rozwiązań księgowo-rozliczeniowych, pracodawcy będą każdorazowo otrzymywali z ZUS informację o wysokości należnych składek za pracowników na ubezpieczenia społeczne za dany miesiąc.
Po otrzymaniu takiej informacji, obowiązkiem pracodawców będzie jedynie zatwierdzenie deklaracji i dokonanie właściwego przelewu na wskazaną przez ZUS kwotę. Dzięki temu pracodawcy nie będą już musieli martwić się o prawidłowe rozliczenia składek z ZUS. Zmniejszy się też prawdopodobieństwo konieczności dokonywania korekt do rozliczeń.
Wprowadzenie powyższych udogodnień planowane jest już na drugą połowę bieżącego roku. Założeniem jest, iż tego rodzaju aplikacja ZUS umożliwiająca obliczanie składek i wysyłanie informacji do pracodawców ma być bezpieczna z punktu widzenia danych osobowych, łatwa w obsłudze oraz kompatybilna z większością używanych powszechnie urządzeń oraz większością systemów operacyjnych.
Obecnie pracodawcy samodzielnie muszą obliczać zarówno wysokość należnych składek na ubezpieczenia społeczne oraz dokonywać rozliczania wypłacanych pracownikom zasiłków.
Z tego powodu, kolejna planowana zmiana ma dotyczyć również wprowadzenia dodatkowych udogodnień w zakresie rozliczania zasiłków dla przedsiębiorców zatrudniających, co najmniej 21 pracowników, którzy zgodnie z obowiązującymi przepisami pełnią również rolę płatników zasiłków należnych pracownikom z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Oczywiście, przedsiębiorcy nadal będą mieli obowiązek składania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych deklaracji ZUS RCA, które to deklaracje zawierają informacje o zarobkach poszczególnych pracowników. Naturalnym jest, bowiem, to, iż bez tego rodzaju danych ZUS nie byłby w stanie prowadzić prawidłowych obliczeń wysokości składek i należnych na ich podstawie zasiłków.

W tym miejscu, warto również nadmienić, iż planowana automatyzacja w ZUS, zwłaszcza na samym początku funkcjonowania aplikacji, z pewnością nie od razu sprawdzi się w całości w praktyce. Nieuniknione będą pojawiające się błędy, np. w postaci informacji o niedopłacie czy automatyczne wygenerowanie korekty rozliczeń. Niestety odpowiedzi na pytanie, jak tego rodzaju błędy będą naprawiane i kto poniesie konsekwencje za ich wystąpienie, z pewnością nie uzyskamy na tym etapie.
Z drugiej strony, niewykluczone jest, iż uproszczenia i automatyzacja systemu rozliczeń z ZUS w takiej postaci to zapowiedź dalej idących zmian.
Jak wynika z pojawiających się zapowiedzi Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, planowane są również zmiany w obowiązujących przepisach dotyczących procedury wystawiania elektronicznych zwolnień (e-ZLA). Dzięki udostępnieniu odpowiedniej aplikacji mobilnej dla lekarzy, wystawianie e-ZLA ma być jeszcze łatwiejsze.

Przy okazji poruszonego wątku, warto jednocześnie wspomnieć o obecnej procedurze wystawiania elektronicznych zwolnień (e-ZLA).
Już od ponad roku lekarze mogą wystawiać pacjentom tylko e-zwolnienia. Dokument wystawiony w tej formie dociera do pracodawcy i do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, a pacjent nie musi martwić się o dostarczenie zwolnienia. Ma jedynie obowiązek poinformować pracodawcę o wystawionym zwolnieniu i nieobecności w pracy z powodu choroby.
Wystawiając e-zwolnienie, lekarz wpisuje w systemie komputerowym numer PESEL pacjenta. Pozostałe niezbędne dane pacjenta są automatycznie pobierane z systemu.
Po dokonaniu wszystkich czynności przez lekarza, e-zwolnienie jest automatycznie wysłane i zarejestrowane w systemie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. System ZUS w ciągu doby wysyła odpowiednią informację o zwolnieniu do pracodawcy. Pacjent nie musi już dostarczać wersji papierowej zwolnienia do pracodawcy.
Przy czym co istotne, warunkiem prawidłowego działania systemu e-zwolnień jest korzystanie z portalu ZUS, również przez pracodawcę tj. założenie przez pracodawcę jako płatnika składek odpowiedniego konta na portalu Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Elektroniczne zwolnienie jest wówczas przesłane do skrzynki odbiorczej na profilu pracodawcy i znajduje się w zakładce „Zaświadczenie lekarskie”. Dokumenty doręczone w ten sposób do skrzynki odbiorczej, pracodawca może następnie zapisać na własnym nośniku danym.
Pracodawca po dokonaniu odpowiednich ustawień na własnym profilu, może skorzystać również z innych form udogodnień, jakim jest np. otrzymywanie powiadomień o wystawieniu elektronicznego zwolnienia e-mailem bądź w formie wiadomości tekstowej SMS. Jeżeli pacjent ma założony własny profil na portalu ZUS, również on może posiadać wgląd do wystawionego przez lekarza e-zwolnienia.
Jeżeli pracodawca nie posiada profilu na portalu ZUS, system informuje lekarza o tym fakcie. Wówczas pacjent otrzymuje wydruk zwolnienia opatrzony podpisem i pieczątką lekarza, w formie papierowej, który to dokument ma obowiązek dostarczyć swojemu pracodawcy w terminie siedmiu dni.

Wracając do głównego tematu niniejszego artykułu, nadmienić należy, iż planowane zmiany w prowadzanej przez ZUS aplikacji, mają docelowo przekształcić się w mobilną Platformę Usług Elektronicznych. Platforma ma na celu ułatwienie wymiany informacji z Zakładam Ubezpieczeń Społecznych, a także wymiany informacji pomiędzy płatnikiem i lekarzem.
Samą ideę zmian należy ocenić pozytywnie. Przy czym, z drugiej strony stanowi ona ogromne wyzwanie
z punktu widzenia, wprowadzania i bezpieczeństwa danych, aktualizacji systemu oraz jego kompatybilności z różnymi urządzeniami i systemami.